Χρησιμοποιώντας και ανταλλάσοντας αρχεία σε ιδιόκτητο φορμά

Τα ιδιόκτητα φορμά είναι ευρέως διασπαρμένα σήμερα επειδή χρησιμοποιούνται από μεγάλο αριθμό εκδοτικών, γραφιστικών ή κειμενογραφικών εφαρμογών. Ένα ιδιόκτητο φορμά κωδικοποιεί τα δεδομένα με τέτοιο τρόπο ώστε το αρχείο να είναι αναγνώσιμο μόνο με το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του. Σε αντίθεση, ένα ανοικτό φορμά εγγυάται πως ένα αρχείο θα μπορεί να αναγνωστεί από οποιοδήποτε πρόγραμμα γραμμένο για αυτό το σκοπό.

Η διαφορά μεταξύ ανοικτών και ιδιόκτητων φορμά ίσως να παραμείνει αόρατη σε περίπτωσεις τοπικής χρήσης αρχείων. Με τον όρο τοπική χρήση, εννοούμαι κάθε προσωπική χρήση αρχείων αλλά επίσης και διαμοιρασμό αυτών των αρχείων με άλλους χρήστες που έχουν έρθει σε συμφωνία όσον αφορά στο ποιό λογισμικό θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την αναγνωσή τους.

Όταν η χρήση δεν είναι πλέον τοπική και τα αρχεία διαμοιράζονται (με αποστολή τους στο Διαδίκτυο, με δημοσίευσή τους, με αποστολή τους μέσω συννημμένων αρχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλαδή κάθε τρόπος επικοινωνίας όπου ο αποστολέας και ο παραλήπτης δεν έχουν προηγούμενη συμφωνία πάνω στο ποιό λογισμικό θα πρέπει να χρησιμοποιείται για ανάγνωση αυτών των αρχείων), τότε η διαφορά μεταξύ ανοικτού και ιδιόκτητου είναι κρίσιμη.