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Per poter lavorare con un file, avrete bisogno nella maggior parte dei casi di un programma o di un'applicazione che permetta di leggere, modificare o salvare i dati contenuti in questo file.

FORMATO APERTO - Diremo che un formato è aperto se il modo di rappresentazione dei suoi dati è trasparente e/o la sua specifica è di pubblico dominio. Si tratta generalmente (ma non esclusivamente) di standard fissati da autorità pubbliche e/o istituzioni internazionali il cui scopo è quello di fissare norme che assicurino l'interoperabilità tra software. Non mancano tuttavia casi di formati aperti promossi da aziende, che hanno deciso di rendere pubblica la specifica dei propri formati.
Si noti che un formato aperto può essere tanto codificato in modo trasparente (ovvero leggibile tramite un qualsiasi editor di testo: è il caso dei linguaggi di markup) quanto in formato binario (illeggibile in un editor di testo, ma trasparente alla luce della sua specifica pubblica: è il caso di formati aperti come il PDF o il PNG)

FORMATO PROPRIETARIO - Diremo che un formato è proprietario se il modo di rappresentazione dei suoi dati è opaco e la sua specifica non è pubblica. Si tratta in genere di un formato sviluppato da un'azienda di software per codificare i dati di una specifica applicazione che essa produce: solo i prodotti di questa azienda potranno leggere correttamente e completamente i dati contenuti in un file a formato proprietario. I formati proprietari possono inoltre essere protetti da un brevetto e possono imporre il versamento di royalty a chi ne fa uso.
Nota terminologica: in questo documento chiameremo formato proprietario ciò che altri chiamano formato chiuso. Non intendiamo affatto suggerire tramite la nostra scelta terminologica che tutto ciò che non è proprietario appartiene al mondo degli standard pubblici. Abbiamo sottolineato nel paragrafo precedente che esistono diversi formati a specifica pubblica (= "aperti") che sono stati sviluppati da imprese produttrici di software. La differenza tra aperto e proprietario (o chiuso, che dir si voglia) consiste esclusivamente nell'esistenza o nella non esistenza di una specifica pubblica del formato.